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全国こころの会における個人情報の保護に関する法律についての
ガイド ライン
制定：平成17年4月 1日
改定：平成18年3月22日
認定個人情報保護団体
全国こころの会葬祭事業協同組合 全国こころの会個人情報保護委員会
第１章 総則
１ 目的
このガイド ラインは「個人情報の保護に関する法律」（以下、法という。）及び「個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイド ライン」の制定を踏まえて、全国こころの会葬祭事業協同組合（以下、組合という。）が個人情報保護に関する業務を推進する部門として全国こころの会個人情報保護委員会（以下、当委員会という。）を設置して葬祭業を営む組合員及び賛助会員（以下、会員という。）を対象として個人情報の適切な取扱いの確保に関する活動を支援するために定めたものである。
こころの会は、組合発足から葬祭事業はサービス業であると位置づけ、経営の安定を目的として将来の見込み客を組織化するため会員募集を第一義の共通目的として活動し、同時に会員を組取扱う個人情報の安全管理に関する重要性の認識をもち情報管理には注意を払ってきた。
当委員会は、法制定を期に更なる個人情報保護の重要性を深く認識するとともに個人情報を取扱う者の当然の責務として、会員の（1）個人情報の適切な取扱いの確保に関する活動、（2）個人情報の取り扱いに関する苦情の処理、（3）個人情報保護指針の作成・公表、情報提供、及び個人情報保護に関連する業務の支援を行うこととする。
また、苦情処理について、情報主体（以下、本人という。）からの苦情申し出を受けた場合は解決するにあたって会員及び本人にとって平等な姿勢で苦情の処理にあたることとする。
会員は、こころの会会員から取得、又は葬祭業務を取り扱う上で知り得た個人情報保護の必要性と調和のとれた適正な体制を構築し適切な保護に努めるために、このガイド ラインに準拠したコンプライアンス・プログラムを策定し、実施、維持及び継続的に改善していくこととし、情報化社会に対応できる業界の健全な進展に寄与し、こころの会会員、及び顧客、消費者の信頼をより一層高めることを目的とする。
組合は加盟する会員が法で定める「個人情報取扱事業者」に該当の有無を問わず個人情報の保護を図るためこのガイド ライン及び関連する規程を適用し、全組織的な個人情報保護体制をとることとする。
２ 適用範囲
このガイド ラインは、葬祭サービスを提供するための個人情報を取り扱う会員に適用される。
このガイド ラインは、こころの会会員の拡大及び、こころの会会員に提供する葬祭、日常的サービスの提供及びそれらに係わる事業を行うに際し、個人情報を取得して利用する会員に適用する。
会員は、本ガイド ラインを用いて次の事項を行うこととする。
(1) 個人情報の取扱いが適切に行われていることを確認すること。
(2) 個人情報保護推進体制を構築すること。
(3) 本ガイド ラインと個人情報保護推進体制が適合しているかを確認し、適合していることをHP、機関紙、パンフレット等により社内外に公表すること。
(4) 当委員会は個人情報を扱うに当たっては、ガイド ラインに沿った対応を行うこととする。また、事業の実態を踏まえ、ガイド ラインを策定又は改正することもあり得る。
(5) このガイド ラインは法的な拘束性を持つものではないが、こころの会システムを共有する全国組織の一員としての自覚を持ち会員は遵守することとする。
３ 定義 (法第2条関連)
このガイド ラインにおける用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
個人情報とは、生存に関する「個人に関する情報」であって、特定の個人を識別することができるものをいう。また、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものを含む。
「個人に関する情報」氏名、性別、生年月日等個人を識別する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書き等に関して、事実、判断、評価を表す全ての情報であり、公刊物、評価情報等によって公にされている情報や、映像、音声による情報も含まれ、暗号化されているかを問わない。
尚、死者に関する情報が同時に、遺族の生存する個人に関する情報もある場合は、当該生存する個人に関する情報となる。
※ 識別できるもの：当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものを含む。
1） 会員は葬儀施行の際に取得する死者に関する情報及び遺族等の個人に関する情報は個人に関する情報に該当することを認識しなければならない。
2） ｢生存する個人｣には日本国民に限られず、外国人も含まれるが、法人その他の団体は｢個人｣に該当しないため、法人等の団体そのものに関する情報は含まれない。
※役員、従業者、パート、アルバイト等に関する情報は個人情報。
3） 「他の情報と容易に照合することができ・・・」とは、例えば通常の作業範囲において、個人情報データベース等にアクセスし、照合することができる状態をいい、他の事業者への照会を要する場合、当該事業者内部が異なる場合等であって照合が困難な状態を除く 。
【個人情報に該当する事例】
事例1) 本人の氏名
事例2) 生年月日、連絡先(住所・居所・電話番号・メールアドレス)、会社における職位又は所属に関する情報について、それらと本人の氏名を組み合わせた情報
事例3) 防犯カメラに記録された情報等本人が判別できる映像情報
事例4) 特定の個人を識別できるメールアドレス情報
(kokoro-taro@kokoro-net.co.jp等のようにメールアドレスだけの情報の場合であっても、こころの会に所属するココロタローのメールアドレスであることがわかるような場合等)
事例5) 特定の個人を識別できる情報が記述されていなくても、周知の情報を補って認識することにより特定の個人を識別できる情報
事例6) 雇用管理情報 (会社が従業者を評価した情報を含む。)
事例7) 個人情報を取得後に当該情報に付加された個人に関する情報
(取得時に生存する特定の個人を識別することができなかったとしても、取得後、新たな情報が付加、又は照合された結果、生存する特定の個人を識別できた場合は、その時点で個人情報となる。)
事例8) 官報、電話帳、職員録等で公にされている情報(本人の氏名等)
事例9) 葬儀施行時に盛花、花環などの供物を受注した際の個人に関する情報
【個人情報に該当しない事例】
事例1) 企業の財務情報等、法人等の団体そのものに関する情報(団体情報)
事例2) 記号や数字等の文字列だけから特定個人の情報であるか否かの区別がつかないメールアドレス情報
(例えば、ko1234@kokoro-net.co.jp. ただし、他の情報と容易に照合することによって特定の個人を識別できる場合は、個人情報となる。)
事例3) 特定の個人を識別することができない統計情報
関連する法：｢個人情報｣(法第2条第1項関連)
法第2条第1項
この法律において｢個人情報｣とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。) をいう。
（注意点）
※ 法では、｢個人情報｣、｢個人データ｣及び｢保有個人データ｣の語を使い分けており、会員に課せられた義務はそれぞれ異なるので注意を要する。
※ 法の｢他の情報と容易に照合することができ、…｣とは、例えば、通常の作業範囲において個人情報データベース等にアクセスし照合することができる状態をいう。
ただし、他の会員への照会を要する場合、当該会員内部でも取扱部門が異なる場合等の照合が困難な状態を除く。
(2) 本人 (法第2条第6項関連)
本人とは一定の情報によって識別される、又は識別され得る特定の個人をいう。
関連する法：｢本人｣(法第2条第6項関連)
法第2条第6項
この法律において個人情報について｢本人｣とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(3) 個人情報データベース等 (法第2条第2項関連)
「個人情報データベース等」とは、特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物をいう。
1） コンピュータを用いていない場合であっても、紙面で処理した個人情報を一定の規則（例：50音順、年月日順等）に従って体系的に整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索することができるよう、目次、索引、符号等を付し、他人によっても容易に検索可能な状態に置いているものも該当する。
【個人情報データベース等に該当する事例】
事例1) 電子メールソフトに保管されているメールアドレス帳
(メールアドレスと氏名を組み合わせた情報を入力している場合)
事例2) こころの会会員が利用した葬儀等の取引についての情報が保管されている電子ファイル
（個人情報と関連付けて管理している場合)
事例3) 従業者が名刺の情報を業務用パソコン(所有者を問わない。) で整理し、他の従業者等によっても検索できる状態にしている場合
事例4) 会員登録カードを、氏名の五十音順に整理し、五十音順インデックスを付してファイルしている場合
事例5) 氏名、住所、企業別に分類整理されている市販の人名録
【個人情報データベース等に該当しない事例】
事例1) 従業者が自己の名刺入れ、ファイルについて他人が自由に閲覧できる状況に置いていても、他人には容易に検索できない独自の分類方法により名刺を分類した状態である場合
事例2) アンケート、懸賞などの回答はがきで、氏名、住所等で分類整理されていない状態である場合
関連する法：｢個人情報データベース等｣(法第2条第2項関連)
法第2条第2項
この法律において｢個人情報データベース等｣とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
1 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
2 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの
個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下｢政令｣という
第1条
法第2条第2項第2号の政令で定めるものは、これに含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した集合物であって、目次・索引その他検索を容易にするためのものを有するものをいう。
(4) 個人情報取扱事業者 (法第2条第3項関連)
個人情報取扱事業者とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。
1）当委員会は、加盟各社が、こころの会会員募集を営業戦略の基本に置き、全国統一名称で事業展開していることから、加盟する全会員を｢個人情報取扱事業者｣の対象として個人情報保護の適正な取扱の推進をする。
※参考：法（法第2条第3項及び政令第2条）では、以下の条件に当てはまる者は個人情報取扱事業者から除いている。
�� 国の機関、地方公共団体、独立行政法人等の独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律で定める独立行政法人等、地方独立行政法人法で定める地方独立行政法人。
�� その取扱う個人情報の量及び利用方法からみて個人の権利利益を害する恐れが少ないと判断される者。
関連する法：｢個人情報取扱事業者｣(法第2条第3項関連)
法第2条第3項
この法律において｢個人情報取扱事業者｣とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
1 国の機関
2 地方公共団体
独立行政法人等(独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第5 9号)第2条第
1項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。)
地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)
その取り扱う個人情報の量及び利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定める者
政令第2条
法第2条第3項第5号の政令で定める者は、その事業の用に供する個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数(当該個人情報データベース等の全部又は一部が他人の作成に係る個人情報データベース等で個人情報として氏名又は住所若しくは居所(地図上又は電子計算機の映像面上において住所又は居所の所在の場所を示す表示を含む。) 若しくは電話番号のみが含まれる場合であって、これを編集し、又は加工することなくその事業の用に供するときは、当該個人情報データベース等の全部又は一部を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数を除く。
(5) 個人データ (法第2条第4項関連)
「個人データ」とは会員が管理する｢個人情報データベース等｣を構成する個人情報をいう。
1） 会員が管理する｢個人情報データベース等を構成する個人情報を個人データと定義し、その中で会員が本人又はその代理人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用停止、消去及び第三者への提供の停止のすべてに応じることができる権限を有する個人データを｢保有個人データ｣と定義している。
【個人データに該当する事例】
事例1) 個人情報データベース等から他の媒体に格納したバックアップ用の個人情報
事例2) コンピュータ処理による個人情報データベース等から出力された帳票等に印字された個人情報
【個人データに該当しない事例】
事例) 個人情報データベース等を構成する前の入力帳簿に記載されている体系化されていない個人情報
2） 電話帳、カーナビゲーションシステム等の取扱い
個人情報データベース等が、以下の要件のすべてに該当する場合であっても、その個人情報データベース等を構成する個人情報については、個人データとなる可能性も否定できない。しかしながら、その利用方法からみて個人の権利利益を侵害するおそれが少ないことから、個人情報取扱事業者の義務を課されないものと解釈される。
�� 個人情報データベース等の全部又は一部が他人の作成によるものである。
�� 個人情報データベース等を構成する個人情報として氏名、住所（居所を含み、地図上又はコンピュータの映像面上において住所又は居所の所在場所を示す表示を含む。）、又は電話番号のみを含んでいる。
�� 個人情報データベース等を事業の用に供するに当たり、新たに個人情報を加え、識別される特定の個人を増やしたり、他の個人情報を付加したりして、個人情報データベース等そのものを変更するようなことをしていない。
※ 法では、｢個人情報｣、｢個人データ｣及び「保有個人データ｣の語を使い分けており、会員に課せられた義務はそれぞれ異なるので注意を要する。
関連する法：｢個人データ｣(法第2条第4項関連)
法第2条第4項
この法律において｢個人データ｣とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(6) 保有個人データ (法第2条第5項関連)
保有個人データとは、会員が本人又はその代理人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。
ただし、次の�）瑤廊△両豺腓蓮峺朕擁殕�データ」ではない。
� ，修梁姑櫃�明らかになることにより、公益その他の利益が害されるもの（※３）。
�◆�6か月以内に消去する(更新することは除く。) データ
※ 1 法は「個人情報」、「個人データ」及び「個人保有データ」の語を使い分けており、会員に課せられた義務はそれぞれ異なるので注意を要する。
※ 2 会員が個人データベースを受託処理している場合で、その個人データに就いて、何ら取り決めが無く、自らの判断では本人に開示等をすることができないときは、本人に開示等の権限を有しているのは委託者であって、受託者ではない。
※ 3｢その存否が明らかになることにより、公益その他の利益が害されるもの｣とは、以下の場合を指す。
�� その個人データの存否が明らかになることで、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの。
事例) 家庭内暴力、児童虐待の被害者の支援団体が、加害者(配偶者又は親権者)及び被害者(配偶者又は子)を本人とする個人データを持っている場合
�� その個人データの存否が明らかになることで、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの。
事例1) いわゆる総会屋等による不当要求被害を防止するため、会員が総会屋等を本人とする個人データを持っている場合
事例2) いわゆる不審者、悪質なクレーマー等からの不当要求被害を防止するため、当該行為を繰り返す者を本人とする個人データを保有している場合
�� その個人データの存否が明らかになることで、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの。
事例1) 情報サービス事業者等が、ソフトウェア等の設計、開発担当者名が記録された個人データを保有している場合
事例2) 要人の訪問先やその警備会社が、当該要人を本人とする行動予定や記録等を保有している場合
�� その個人データの存否が明らかになることで、犯罪の予防、鋲圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの。
事例1) 警察からの捜査関係事項照会や捜索差押令状の対象となった会員がその対応の過程で捜査対象者または被疑者を本人とする個人データを保有している場合
事例2）葬祭業務を請け負うことによって知りえた、遺産相続手続きに影響を与えると思われる個人データを持っている場合
関連する法：｢保有個人データ｣(法第2条第5項関連)
法第2条第5項
この法律において｢保有個人データ｣とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの又は1年以内の政令で定める期間以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
政令第3条
法第2条第5項の政令で定めるものは、次に掲げるものとする。
1 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
2 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
3 当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
4 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎖圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
政令第4条
法第2条第5項の政令で定める期間は、6ヶ月とする。
(7) 本人に通知 （法第18条第1項）
｢本人に通知｣とは、本人に直接知らしめることをいい、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識できる合理的かつ適切な方法によらなければならない。
【本人への通知に該当する事例】
事例1) こころの会会員募集においては、入会申込書の記入前にチラシ等の文書で説明し渡すこと。
事例2) 面談においては口頭又はチラシ等の文書で渡すこと。
事例3）電話においては、口頭又は自動応答装置等で知らせること。
事例4) 隔地者間においては、会員、消費者との間で、電子メール、ファックス等により送信、又は文書を郵便等で送付すること。
事例5) 電話勧誘販売においては、勧誘時の電話において口頭の説明方法によること。
事例6) 電子商取引において、取引の確認を行うための自動応答の電子メールに記載して送信すること。
(8) 公表 法第18条第1項
｢公表｣とは、広く一般に自己の意思を知らせること(国民一般その他不特定多数の人々が知ることができるよう発表すること)をいう。ただし、公表に当たっては、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、合理的かつ適切な方法によらなければならない。
【公表に該当する事例】
事例1) 自社のウェブ画面中のトップページに継続的に1回程度の操作で到達できる場所への掲載、自社の店舗・事務所内におけるポスター等の掲示、パンフレット等の備置き・配布等
事例2) 事務所及び店舗販売においては、事務所、店舗の見やすい場所への掲示によること。
事例3) こころの会のように会員制度における入会勧誘においては入会説明用のパンフレットや入会申込書用紙に記載によること。
事例4) 郵送等による法事、ギフト販売においては、説明販売用のパンフレット等への記載によること。
関連する法：
法第18条第1項
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
その他、法第18条第3項・第4項第1号〜第3号等に記述がある。
(9) 利用目的を明示 （法第18条第2項）
｢利用目的を明示｣とは、本人に対し、その利用目的を明確に示すことをいい、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。
【利用目的の明示に該当する事例】
事例1) 葬儀見積書、供物受注書に利用目的を明記すること。
注意点： �ゞ（�受注時には供物受注書に利用目的を明記した契約書その他の書面を相手方である本人に手渡し、又は送付することとする。
��供物受注を電話で受け、その目的外に使用しない場合は明示することは求められない。�７戚麑鶸硝瑤詫�用条件等の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。) 中に利用目的条項を記載する場合は、本人が実際に利用目的を目にできるよう留意する必要がある。
�ち魑兄楾埖嚢腓算�において使用するパンフレット、葬儀施行受注契約、見積書にその利用目的を明記し口頭での説明を行い、承諾を得ることとする。
�チ魑啓�注契約は高額になるので、この後の追加項目についての説明を文書化して、終了後見積書に喪主から押印をしていただくことが望ましい。
事例2) ウェブ上においては、本人がアクセスした自社のウェブ画面上、又は本人の端末装置上にその利用目的を明記すること。
また、ウェブ上において個人情報を取得する場合は、本人が送信ボタン等をクリックする前等にその利用目的が本人の目にとまるようその配置に留意する必要がある。
事例3）こころの会会員募集時には、パンフレット、入会申し込書に利用目的を記載して明示すること。
注意点：�‘�会申込書に記入する前に利用目的を説明し、明記した書面を相手方である本人に手渡すこととする。
関連する法：
法第18条第2項
個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。) に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
(10) 本人の同意 （法第１６条、２３条関連）
｢本人の同意｣とは、本人の個人情報が、会員によって示された取扱方法で取扱われることを、承諾する旨の当該本人の意思表示をいう(この当該本人であることを確認できていることが前提。)。
また｢本人の同意を得る｣とは、本人の承諾する旨の意思表示を当該会員が認識することをいい、事業の性質及び個人情報の取扱い状況に応じ、本人が同意に係る判断を行うために必要と考えられる合理的かつ適切な方法によらなければならない。
ただし、本人が子供等の場合は、保護者の同意も得た場合に限ることとする。
【本人の同意を得ている事例】
事例1) 同意する旨を本人から口頭又は書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)で確認すること。
事例2) 本人が署名又は記名押印した同意する旨の申込書等文書を受領し確認すること。
事例3) 本人からの同意する旨のメールを受信すること。
事例4) 本人による同意する旨の確認欄へのチェック
事例5) 本人による同意する旨のウェブ画面上のボタンのクリック
事例6) 本人による同意する旨の音声入力、タッチパネルへのタッチ、ボタンやスイッチ等による入力
関連する法：
法第16条第1項
個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
法第2 3条第1項
個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
1 法令に基づく場合
2 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるとき。
4 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
その他、法第16条第2項・第3項第2号~第4号等に記述がある。
(11) 本人が容易に知り得る状態 （法第2 3条第2項、4項第3号）
｢本人が容易に知り得る状態｣とは、本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても、簡単に知ることができる状態に置いていることをいい、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。
【本人が容易に知り得る状態に該当する事例】
事例1) 事務所の窓口等への掲示、備付け等が継続的に行われていること。
事例2) 広く配布されている会社案内、その他のパンフレット、ハート通信など定期刊行物への定期的掲載を行っていること。
事例3) ウェブ画面中のトップページから1回程度の操作で到達できる場所への掲載等が継続的に行われていること。
事例4) 電子商取引において、商品を紹介するウェブ画面にリンク先を継続的に掲示すること。
関連する法：法第2 3条第2項、4項第3号
法第2 3条第2項
個人情報取扱事業者は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
法第2 3条第4項第3号
次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
3 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
その他法第2 3条第3項等に記述がある。
(12) 本人の知り得る状態 （法第24条第1項）
｢本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)」とは、ウェブ画面への掲載、パンフレットの配布、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいい、常にその時点での正確な内容を本人の知り得る状態に置かなければならない。
1） 必ずしもウェブ画面への掲載、又は事務所などの窓口へ掲示すること等が継続的に行われることを必要としていないが、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。
2） 普段から問い合わせ対応が多いこころの会会員等において、HP画面へ継続的に掲載する方法は、｢本人が容易に知り得る状態｣及び｢本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」の両者の求めに合致する方法である。
【本人の知り得る状態に該当する事例】
事例1) 事務所内に問い合わせ窓口を設け、問い合わせがあれば、口頭又は文章で回答できるよう体制を構築しておくこと。
事例2) 事務所、店舗販売において、パンフレットを備え置くこと。
事例3) パンフレットにおける供物受注において、問い合わせ先の電話、FAX、メールアドレスを明記すること。
関連する法：
法第24条第1項
個人情報取扱事業者は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めるに応じて遅滞なく回答する場合を含む。) に置かなければならない。
(13) 提供 （法第23条第1項）
｢提供｣とは、個人データを利用可能な状態に置くことをいう。個人データが、物理的に提供されていない場合であっても、ネット ワーク等を利用することにより、個人データを利用できる状態にあれば(利用する権限が与えられていれば)、｢提供｣に当たる。
関連する法：
法第2 3条第1項
個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
その他、法第2 3条第2項等に記述がある。
第2章 規程･方針
４ 規程・方針等の策定
(1) 規程・方針
会員は、個人情報を保護するための規程を策定し、その代表者は事業の特性および規模を考慮し、個人情報保護方針を定めるとともに、これを実行し、維持することとする。
1） 個人情報保護を適切に行うためには、会員は全社に通用する内部規程を定め、これを基に規程類(各部門における業務について個人情報保護のための具体的対応を示す手順書なども含む)を策定し、従業者全員が同じ行動を取ることができるような構成にしておくこととする。
2） 必要がある内部規程には基本的に以下の事項を含んだ内容とすることとする。
�� 個人情報責任者及び管理体制に関する規定
個人情報保護を具体的に実施するため内部管理体制を整備するに当たり、具体的に各担当者の役割、責任及び権限を規定する。
�� 個人情報保護方針及び公表事項等に関する規定
個人情報保護方針は個人情報保護の取組み及び個人情報の取扱いに関する基本的事項についての宣言であり、公表事項とは、個人情報保護法により公表を義務付けられたものを社内外に示す手段であり、その決定のプロセスや内容、公表の仕方等について規定する。
�� 法令及びその他の規範の特定、個人情報の特定
会員は、自社の個人情報の取扱いに係る業務について法令その他の規範がある場合についてそれを遵守する必要がある。
�� 個人情報の利用目的の特定、利用目的の制限、適正な取得、取得に際しての利用目的の通知、取得の制限等に関する規定
�� 個人データの内容の正確性の確保及び安全管理措置に関する規定（情報セキュリティに関する規定はこのガイド ラインに従って規定される。）
�� 従業者の監督、委託先の監督、及び第三者提供の制限等個人データの管理等に関する規定
�� 保有個人データに関する事項の公表等及び保有個人データの開示、訂正等、利用停止等並びにその手数料等に関する規定
�� 苦情の処理等に関する規定
�� 個人データの紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が発生したときの対応並びにその是正措置に関する規定会員が取扱う個人情報に関する具体的なリスクを明確にした上で、そのような事態が起こったときの対応及びその是正措置を規定する。
�� 個人情報保護の管理に関する規定
�� 個人情報保護に関する監査等に関する規定
�� 個人情報保護体制の見直しに関する規定
個人情報保護体制は、監査報告書及びその他の経営環境に照らして、最適な状況に維持されなければならない。そのために個人情報保護体制の見直しに関する措置について規定する。
�� 内部規程に違反した場合の罰則に関する規定
会員各社の就業規則における罰則の条項を適用する。
【個人情報保護方針及び法定公表事項等の公表】
会員は、個人情報保護方針及び公表事項等を外部向けに文書化し、パンフレット、機関紙、HP等のわかりやすい場所に公表することとする。
1） 会員は、会員、消費者がその企業の個人情報保護方針及び法的公表事項等を入手・閲覧できるように、外部向けに文書化し、わかりやすい場所に公表することとする。
2） 文書化にあたっては、関係法令等の遵守、個人情報の利用目的、第三者提供の有無、開示等個人情報の取扱いに関する諸手続きなど必要な事項と内容を選定し、一般にもわかりやすく記述するものとする。
3） 法定公表事項等のモデルはJIS Q 15001の規程に則り別途作成する。
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更新日時：Tue, 01 Jan 2008 02:16:55 JST (942d)
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